Контрольные вопросы

• 1. Дайте общий обзор оргтехники современного делопроизводства.
• 2. Каковы принципы внедрения электронного документооборота на предприятии?
• 3. В чем состоят основы автоматизации и компьютеризации работы с документами?
• 4. Какие задачи документооборота можно решать с помощью ПК?
• 5. Каковы основные правила защиты ПК от компьютерных вирусов?
• 6. Что такое «средства телекоммуникаций»?
• 7. Какие программные продукты обеспечивают функционирование электронной почты в ПК?
• 8. Какие возможности предоставляет пользователям Интернет?
• 9. Каков порядок оформления и передачи документов через Интернет?
• 10. Каковы возможности ПК как средства делового общения?

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

Приложение 1. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

, С. 33-37]}}

• 1. Общие положения
• 1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат руководителя предприятия, секретариаты заместителей руководителей, секретариат совета директоров), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро и др.), архив.

1.2. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской

Федерации (ГАС), действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

• 1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет.
• 1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
• 2. Цели и задачи службы ДОУ
• 2.1. Основными целями службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
• 2.1.1. Совешенствование форм и методов работы с документами.
• 2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативами.
• 2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов.
• 2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.
• 2.1.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
• 3. Функции службы ДОУ
• 3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
• 3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
• 3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
• 3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству
• 3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
• 3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
• 3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
• 3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
• 3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
• 3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
• 3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
• 3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
• 3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ.
• 3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
• 4. Права и ответственность службы ДОУ
• 4.1. Служба ДОУ имеет право:
• 4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях организации, филиалах, представительствах.
• 4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.

• 4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ.
• 4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
• 4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
• 4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
• 4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
• 4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
• 4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
• 4.1.10. Вносить предложения руководству организации о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
• 4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
• 4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
• 4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
• 4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
• 4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
• 5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. Со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления.

• 5.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
• 5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации.
• 5.4. Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ.
• 5.5. С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Приложение 2

Утверждено Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ¹