Контрольные вопросы

1. Назовите и дайте характеристику основным требованиям, предъявляемым к помещению и режиму хранения документов в архиве.
2. Опишите применяемое оборудование в архивах и требования к его размещению.
3. Какие требования предъявляются к размещению документов на стеллажах, шкафах и другом оборудовании архива?
4. Что такое постеллажный топографический указатель, каков порядок нумерации документов на стеллажах, в шкафах и на полках архива?

Учет и хранение электронных документов

Объем электронного документооборота в учреждениях и организациях России постоянно увеличивается. Это происходит несмотря на то, что часть документов, прежде всего вся кадровая документация и некоторые финансовые документы, из обращения в электронном виде по закону исключены. Государственные учреждения, а также организации бизнеса, за годы своего существования накопившие огромные по объему документальные фонды, с необходимостью вынуждены переходить на хранение документов в электронном виде. Электронный архив документов по сути представляет собой соответствующую электронную (компьютерную) базу данных об архивных документах. Компьютерная база должна содержать максимум сведений, данных об объектах охраны: текстовое содержание, тематическую идентификацию, ссылки на сопутствующие сведения и т.д. Такая технология хранения позволяет повысить скорость и точность поиска документов, эффективно и безопасно (по отношению к первоисточникам архива) вводить информацию, надежно и неограниченно по времени хранить большие информационные массивы с возможностью многократного копирования их.

Эти достоинства резко повышают эффективность и культуру труда и создают комфортные условия для работников и пользователей архива. Квалифицированное решение в создании электронного архива позволяет решить многие проблемы и устранить недостатки бумажного архива. В частности, электронный архив представляет возможность большому количеству пользователей, имеющих различные права доступа к хранимой информации, работать с одними и теми же материалами одновременно, сотрудникам отделов оперативно выбирать необходимую информацию из банка данных других отделов и т.д.

Приведем основные этапы создания электронного архива.

• Сканирование документальных фондов.
• Обработка отсканированной информации и индексация (создание поисковых индексов).
• Качественная и надежная система архивации на компакт диски с использованием технологий CD/DVD).

• Интеграция информационного ресурса — перенос информации с графических образов в базы данных.

Наполнение, эксплуатация и эффективное использование архива возможно только когда в его составе обеспечиваются:

• перевод в электронный вид (сканирование) уже имеющихся бумажных документов;
• запись в электронный архив имеющихся «электронных копий» бумажных документов, либо «электронных документов», разрабатываемых с использование САПР;
• хранение электронного архива на оперативных (HDD, RAID, FLASH) и долгосрочных накопителях (CD, DVD и т.п.), оперативный доступ к архивным данным (поиск, просмотр, размножение, копирование);
• вывод и тиражирование документации из электронного архива по заявкам.

В государственных учреждениях и крупных организациях с большими объемами документальных фондов оптимальным будет решение о создании двух электронных баз данных: архив долгосрочного хранения и оперативный архив.

Остановимся далее на отдельных вопросах архивного хранения электронных документов, прежде всего на организации отбора этих документов на хранение и их учета в архиве.

Электронная документация отбирается на архивное хранение в результате проведения экспертизы, проводимой в соответствии с действующей нормативной документацией ответственными исполнителями в структурных подразделениях организации [23]. Ее результаты оформляются экспертной комиссией (в определенных случаях — Центральной экспертной комиссией). При проведении работ по экспертизе ценности электронных документов могут привлекаться в качестве нормативных документов действующие типовые, примерные и ведомственные перечни документов со сроками хранения.

Перечни отобранных на хранение электронных документов утверждаются руководителем организации.

При приеме электронных документов на хранение в архив в обязательном порядке должны учитываться такие факторы, как:

• завершенность процесса создания электронной документации;

• наличие законодательных актов, положения которых препятствуют передаче электронных документов на архивное хранение;
• обязательное оформление сопроводительной документации для передачи.

При решении вопроса об организации архива или хранилища электронных документов необходимо учитывать наличие в архиве электронного оборудования, соответствующего различным режимам хранения электронных документов и программного обеспечения.

Процесс передачи электронных документов в архив включает:

• проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
• запись электронных документов на машинные носители;
• подготовку комплекта сопроводительной документации.

В комплекте документации должна быть приведена следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика его содержания (аннотация), физическая или логическая структура для баз данных (сайтов), объем документа (для баз данных — количество записей);

• проверку качества записи;
• описание электронных документов;
• проставление архивных шифров на единицах хранения.

Учет электронных документов в архиве осуществляется по описям, которые составляются на отдельные виды документации. За единицу учета электронных документов принимается комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, которые составляют единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, база данных, банк данных), а также сопроводительная документация к нему. За единицу хранения электронной документации принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и т.д.).

Новые поступления электронных документов на архивное хранение учитываются в специальном журнале поступления и выбытия электронных документов. Для оперативного учета может также вестись журнал учета перемещения, выдачи, перезаписи электронных документов.

Для работы с электронными документами ограниченного доступа в архиве организовывается соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования. За разглашение содержания электронных документов ограниченного доступа, утерю их предусматривается уголовная ответственность.

Контрольные вопросы

1. Что собой представляет электронный архив, что является базой электронного архива?
2. Приведите основные этапы создания электронного архива.
3. Опишите порядок отбора и передачи электронной документации на архивное хранение.
4. Каков порядок учета электронных документов в архиве? Что принимается за единицу учета и хранения электронной документации?

---------------Г л а в а 15---------------