Оформление акта

Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения. Название документа печатается от левого поля формуляра с двойной разрядкой «А КТ».

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения. Макет и пример акта приведен соответственно на рис. 6.5 и 6.6.

Оформление протокола

Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, — предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь. (Продолжение текста п. 6.10 см. с. 180.)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

АКТ УТВЕРЖДАЮ

00.00.0000 № 00 (при необходимости)

место издания должность,

(подпись) И.О. Фамилия

!- дата

¹ Краткое содержание события или I факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже

Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившие основанием для составления акта

Составлен комиссией:

Председатель: Наименование должности И.О. Фамилия

Члены комиссии: Наименование должности И.О. Фамилии (располагаются в алфавитном порядке)

Присутствовали: Наименование должности И.О. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке

Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в___экземплярах:

• 1- й — кому (куда);
• 2- й — кому (куда) и т.д.

Приложение: Наименование приложения, если оно есть.

В дело 00-00 (подпись), дата

АОЗТ «ХРОНОМЕТР»

АКТ УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

• 25.01.2012 №81/501-3 Авралов А.А. Авралов
• 25.01.2012

Москва

Го вскрытии посылки”I

Основание: приказ директора завода от 24.01.2012 № 13. Составлен комиссией в составе:

Председатель: начальник отдела снабжения В.А. Мешков.

Члены комиссии: 1. Инженер завода В.Н. Павлов.

• 2. Зав. складом завода М.М. Малкина.
• 24.01.2012 г. в адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось корпусов для часов марки «Ракета», 12 (двенадцати) штук, числящихся по накладной № 187522 от 10.01.2012.

Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Ракета».

Составлен в 3 экземплярах:

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности (см. рис. 5.3).

Макет протокола изображен на рис. 6.7.

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов (рис. 6.8).