Контрольные вопросы

1. Какова цель, причина уничтожения документов, каким нормативным документом руководствуется экспертная комиссия при выделении документов к уничтожению?

• 2. Перечислите комплекс работ, который должен быть осуществлен для списания и уничтожения документов. Охарактеризуйте каждый из этапов процесса подготовки и уничтожения документов.
• 3. Что вы знаете об уничтожении документов конфиденциального характера?

Оформление дел и передача их на архивное хранение в организации

Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента их заведения в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче на хранение по окончании календарного года, в котором они были заведены.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (кадрам).

Полное оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению листа-заверителя, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ организации с участием структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива организации.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются частично, упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи надела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подлежат полному оформлению. Документы в них подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе (лист-заверитель) ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.

Для удобства использования документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу за рамкой текста. В случае пропуска при нумерации листов дела к номеру, после которого начинается пропуск, необходимо добавлять буквы для пропущенных листов (например, 20а, 206 ит.д.). Если дело состоит из нескольких томов, каждый том следует нумеровать отдельно. Лист любого формата, подшитый за край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и прошитый за середину, нумеруется как два листа. Фотографии и другие иллюстративные документы нумеруются сквозной нумерацией на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые вдело конверты с надписями и вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов (см. форму внутренней описи на рис. 13.2).

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №

Итого документов.

• (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи.
• (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись документов дела (подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Рис. 13.2. Форма внутренней описи документов

Внутреннюю опись помещают в начале дела. Листы внутренней описи нумеруют отдельно; их количество обозначается в за-верительной надписи после общего количества листов дела через знак «+»(см. форму листа-заверителя на рис. 13.3).

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито (вложено) и пронумеровано листов,

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы___________________________

пропущенные номера+ листов внутренней описи

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись

(подпись) И.О. Фамилия 00.00.0000

Рис. 13.3. Форма листа-заверителя дела

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Формат бумаги как для внутренней описи, так и для листа-заверителя — А4 (210 х 297 мм).

Обложки дел (рис. 12.1) оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72'.

Форма обложки дел длительных сроков хранения включает следующие реквизиты: код государственного архива, код организации, наименование государственного архива, полное наименование организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и номер тома (в случае разделения дела на

¹ ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования.

тома), заголовок дела (в соответствии с номенклатурой), крайние даты (заведения и окончания дела), количество листов (цифрами), срок хранения, номер фонда, описи, дела по описи.

Надписи на обложках дел следует писать четко, тушью. Наименование архива, организации, структурного подразделения и заголовок дела пишут в именительном падеже.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный, муниципальный архив данные, размещаемые на обложке, уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к помещенным в деле ценным с научной или исторической точки зрения документам. Могут быть также проставлены даты дела, количество листов, архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). Архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения. Архивный шифр дела, как правило, оформляется в архиве организации.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения службой ДОУ организации при методической помощи архива составляются описи дел для последующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь с участием специалистов подразделений.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри архивного фонда и учета дел. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Опись состоит из годовых разделов и составляется отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Приведем формы годового раздела описей дел постоянного, азатем временного (свыше 10 лет) хранения (см. соответственно рис. 13.4 и 13.5).

Кроме того, отдельно составляется опись надела по личному составу (см. рис. 13.6), а также описи дел, состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (отчеты по НИР и ОКР, внедрения национальных стандартов и т. п.). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

УТВЕРЖДАЮ

Фонд №______

ОПИСЬ №

дел постоянного хранения

за год

Наименование должности руководителя организации (подпись) Расшифровка подписи 00.00.0000

Название раздела (структурного подразделения организации)

В данный раздел описи внесено дел

(цифрами и прописью)

с №по №, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК архивного учреждения от №

Протокол ЭК

Наименование организации

от_______№________

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации (подпись) Расшифровка подписи 00.00.0000

Фонд №______

ОПИСЬ №

дел временного (свыше 10 лет) хранения

В данный раздел описи внесено дел

(цифрами и прописью) с №по №, в том числе: литерные номера:_______

пропущенные номера:__

Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК организации

От_______№_________

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации (подпись) Расшифровка подписи 00.00.0000

Фонд №______

ОПИСЬ №

дел постоянного хранения за год

Название раздела

В данный раздел описи внесено дел

(цифрами и прописью) с №по №, в том числе: литерные номера:_________________

пропущенные номера:

Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

Начальник отдела кадров (инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК организации

От__№__

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

От №

Рис. 13.6. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

В организации описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы ДОУ при участии специалистов подразделений и методической помощи архива.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также получает свой номер. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив (рис. 11.6), печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают в архив по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Росархи-вом. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архивов организаций в государственные архивы (подробнее см. п. 11.9).

На основании хранящихся документов архив организации может выдавать архивные справки, копии и выписки из документов. Справки, копии, выписки из документов могут выдаваться только на основе письменного запроса.

Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих документов, утвержденных Росархивом [10].