Подготовка, оформление и реквизиты приказа
(гл. 3 книги).}}
Приказ — это правовой акт руководителя органа государственного управления организации коммерческой фирмы, содержащий обязательные поручения для подчиненных организаций, структурных подразделений и рядовых работников.
Разработка проекта приказа осуществляется по указанию работодателя (руководителя организации). Проект готовит отдельное структурное подразделение, должностное лицо или компетентный специалист.
Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, решений коллегиальных органов, докладных записок, служебной переписки и т.п.), нормативноправовых актов, правительственных постановлений, издававшихся ранее распорядительных документов организации и т.п. Полезным является выявление на этом этапе мнения заинтересованных структурных подразделений, проведение консультаций с ведущими специалистами, юридической службой.
К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа. Текст вначале пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно
согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации. Текст проекта приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п. Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами. Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке — бланке приказа (рис. 3.9) или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. В полный состав реквизитов приказа, включая реквизиты бланка, входят следующие: Текст приказа (реквизит 20) предваряет реквизит 18 — заголовок к тексту Текст отделяется от заголовка двумя—тремя межстрочными интервалами и печатается, как правило, шрифтом № 13 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается с 5-го знака от левой границы текстового поля. Заголовок отражает краткое содержание документа, отвечая на вопрос «о чем?». Объем заголовка должен укладываться в 2—3, максимум в 5 строк каждая длиной в 28 знаков при угловом расположении реквизита и в 2—3 строки, каждая длиной до 40—50 знаков, расположенных симметрично относительно границ текста ниже реквизита 14 (место составления или издания документа) — при продольном расположении реквизита. Приведем несколько примеров оформления реквизита 18. При угловом расположении реквизита: О введении в действии в ОАО инструкции по оформлению приказов Об использовании в 2008 г. "I целевого фонда амортизационных отчислений При продольном расположении реквизита: О совершенствовании бухгалтерского учета в ОАО «Ростсельмаш» Об утверждении Перечня документов в деле потерпевшего от трудового увечья Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие работодателя (руководителя организации) издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие: 1. Когда основанием для издания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например: «В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2010 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных и черных металлов» ПРИКАЗЫВАЮ:». 2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводятся дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например: «Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.2008 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.2004 г. №170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ». 3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Приведем несколько примеров: «В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2010год», ПРИКАЗЫВАЮ». Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Производится это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения, являются очевидными. Пример оформления приказа без констатирующей части приведен на рис. 5.4. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа. Макет построения приказа приведен далее (рис. 5.1). Пример оформления приказа — см. рис. 5.2. В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Канцелярия (секретарь руководителя) после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости подписанный приказ ксерокопируется, заверяется простой печатью и раздается исполнителям. Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка из приказа (рис. 5.3) может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть постоянных реквизитов при этом опускается. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку. Гриф ограничения Экз. № 00 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИКАЗ 00.00.0000 №00 Место составления ^Заголовок к тексту начинается”’ с предлога «О», отвечает на вопрос «о чем?» В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова: ПРИКАЗЫВАЮ: Приложение: Наименование должности руководителя (подпись) И.О. Фамилия Визы заинтересованных лиц: Должность (подпись) И.О. Фамилия 00.00.0000 Исполнитель (Фамилия или Фамилия, Имя, Отчество) телефон (000 00 00) В дело 00-00 (подпись) Идентификатор 00.00.0000 электронной копии документа Рис. 5.1. Макет приказа по основной деятельности Закрытое акционерное общество «РОСТОВТРАНСАВТО» ПРИКАЗ 06.01.2010 г. Ростов-на-Дону № 2 Пэ введении Инструкции"^ по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: Приложение: на 15 л. в 1 экз. Директор предприятия Зиненко Р.Н. Зиненко Юрисконсульт Морозова И.М. Милиди 30.12.2009 Сотникова 293 16 21 в дело 10-00 11.01.2010 Петрова Петрова Рис. 5.2. Пример приказа по основной деятельности. Возможно оформление в угловом варианте расположения постоянных реквизитов ОАО «Эталон» ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 12.02.2012 № 5 Москва О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы в ряде цехов (№ 3, 4, 6) ПРИКАЗЫВАЮ: 2. Начальнику ремонтно-технической службы Д.И. Макарову провести ремонтные работы в цехе № 3. Срок исполнения—15.02.2012. Директор предприятия Выписка верна: Секретарь директора Выписку получил: Попов Л.Б. Попов Вишнякова С.В. Вишнякова Макаров Д И. Макаров Рис. 5.3. Пример оформления выписки из приказа Что касается распорядительной части приказа, то кроме общих рекомендаций, высказанных выше, в том числе по оформлению реквизита 20 «Текст», следует учесть также следующее: ОАО «АЗОВМЕЖРАЙГАЗ» ПРИКАЗ 31.12.2008 г. №165 г. Азов Генеральный директор Попович А.С. Попович Рис. 5.4. Вариант оформления приказа без констатирующей части «2. Признать утратившим силу: Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации»; пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2011 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации». 4. Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта. Например: «Пункт 3 приказа от 06.04.2011 г. № 74 дополнить абзацем следующего содержания:...»; «В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации»; «Пункт 9 приказа от 11 сентября 2011 г. № 66 изложить в следующей редакции:...» 5. В приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).
