Глава 5. Оформление приказов и других распорядительных документов

7.}}

Распорядительные документы играют важную роль в управлении предприятиями, организациями.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам и организациям.

Характеристика этапов подготовки

Подготовка и оформление документов, входящих в систему распорядительной документации, характеризуется общностью подхода. Некоторые отличия в подготовке и содержании этапов разработки распорядительных документов связаны с разными условиями принятия управленческих решений.

Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения (приказов, распоряжений, указаний) включает следующие этапы:

• 1. Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания.
• 2. Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме.
• 3. Подготовка проекта распорядительного документа.

• 4. Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.
• 5. Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами.
• 6. Подписание документа.
• 7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Необходимость издания приказа, распоряжения или указания возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.

Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное разрешение возникшей проблемы или устранение противоречия, затрудняющего эффективную работу организации.

Проект распорядительного документа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.

Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его заинтересованными должностными лицами — руководителями подразделений, отдельными специалистами, юрисконсультом организации (внутреннее согласование).

Оформление проекта документа работодателем по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и рекомендациями, изложенными ниже.

На этапе подписания документа (руководителем организации) принимается решение о подписании документа, что превращает проект документа в правовой акт.

На этапе доведения распорядительного документа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.

Подготовка распорядительного документа в условиях коллегиального принятия решений (постановления, решения) включает следующие этапы:

• 1. Выявление и диагностика проблемы, выбор варианта ее разрешения путем коллегиального обсуждения.
• 2. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
• 3. Обсуждение проблемы на заседании коллегиального органа.
• 4. Принятие решения с оформлением протокола заседания.
• 5. Издание распорядительного документа (постановления, решения).
• 6. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Сущность первого этапа заключается в сборе и анализе информации по возникшей проблеме и подготовке аналитической справки. Справка должна содержать конкретные предложения, в том числе рекомендации по изданию распорядительного документа. Справка представляется работодателю (руководителю организаций) для принятия решения о созыве коллегиального органа и подготовке необходимых материалов к его заседанию.

На втором этапе готовится проект решения коллегиального органа, аналитическая справка и проект решения размножаются и рассылаются (вручаются) членам коллегиального органа.

Содержанием третьего этапа является обсуждение возникшей проблемы, высказываются мнения по представленным на заседание материалам (аналитической справке, проекту решения), предлагаются коррективы по проекту решения. Принятые путем голосования поправки учитываются в проекте решения. Ход заседания коллегиального органа протоколируется. При необходимости протокол заседания визируется выступавшими, после чего подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

На пятом этапе, в случае принятия коллегиальным органом решения об издании распорядительного документа, готовится соответственно постановление или решение. Постановления (иногда решения) издаются высшими органами государственной власти и управления, представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации. Коллегиальные органы организаций (ученый совет, совет директоров и т.п.) издают, как правило, решения соответствующего коллегиального органа.

Этап доведения распорядительного документа до исполнителей осуществляется аналогично последнему этапу подготовки документа на основе единоличного принятия решений (например, приказа).

В случае принятия коллегиальным органом решения, носящего информационный характер, распорядительный документ не готовится, а принятое решение до заинтересованных организаций, структурных подразделений доводится путем рассылки протокола или выписки из него.