Предисловие

Успешная деятельность любой организации в настоящее время практически не возможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства. Умение грамотно, правильно в соответствии с действующими нормами оформить служебный документ и обеспечить его сохранность наряду с глубокими специальными знаниями и владением основами делового общения, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции будущего специалиста. Предлагаемый учебник обеспечивает возможность студентам-выпускникам колледжей широкого круга специализации овладеть необходимым объемом знаний в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Данный учебник в отличие от других подобных изданий характеризуется рядом особенностей, основные из которых приведены ниже.

• 1. Поскольку документирование управления, организация работы с документами и их хранение являются столь же древними, как и само управление, в учебнике раздел, посвященный истокам делопроизводства, его становлению и развитию в России, приведен в несколько расширенном виде, содержащем ряд любопытных исторических фактов, расширяющих кругозор студента.
• 2. Практика документационного обеспечения управления позволяет сделать вывод, что подготовка любого документа, например служебного письма, заключается, прежде всего, в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других учебников, уделено в данной книге оформлению реквизитов в соответствии с положениями национального стандарта России ГОСТ Р 6.30—2003. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов при этом сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, служебных писем, протоколов и др.).
• 3. Определенное место в учебнике уделено вопросам оформления документов по личному составу (персоналу). Такой раздел обычно в учебниках и учебных пособиях по делопроизводству не приводится или приводится, но в малом объеме. С нашей точки зрения, знание основ оформления данного вида документов для будущих специалистов весьма полезно, поскольку, например, в малом бизнесе, где в большинстве случаев по окончании учебы выпускникам колледжей приходится работать, нередко собственнику организации самому, секретарю или одному из специалистов поручается совмещать свои основные обязанности с выполнением функций инспектора (менеджера) по кадрам.
• 4. Значительное место в книге уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и архивного хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать свою работу, принимать оптимальное решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность, возможно, кому-то из вас придется работать секретарем, секретарем-референтом или архивариусом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этих ставших в наше время хорошо оплачиваемых и престижных должностях.

Достаточное место в учебнике уделено вопросам механизации и компьютеризации документационного обеспечения управления. Это объяснимо, поскольку в настоящее время коммерческий успех организации во многом зависит от уровня технического оснащения и использования современных информационных технологий в управлении.

Обращаясь к студентам колледжей, которым предстоит изучать дисциплину «Документационное обеспечение управления и основы архивоведения», и к тем читателям, кто уже работает, но чувствует недостаточность подготовки в этой области, хочу пожелать успехов в освоении полезных для каждого специалиста знаний.

Автор

--------Глава 1--------