Формы и порядок регистрации документов

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота — до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Форма журнала регистрации входящих документов

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации — ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициатив ный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке (см. рис. 10.2). Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2—3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой — в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Применение карточек для регистрации заметно повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Лицевая сторона

148

* Срок исполнения (обводится кружком)

Оборотная сторона

Рис. 10.2. Форма регистрационной карточки

Компьютерная регистрация документов позволяет:

• — внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;
• — организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;
• — организовать на основе базы данных информационносправочную работу;
• — организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов приведена на рис. 10.3.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.