Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой
Электронными письмами называют документы, передаваемые по каналам электронной почты, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.
Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными письмами осуществляется через эти почтовые ящики.
Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международных сетей.
Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:
- • взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;
- • иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;
- • обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;
- • получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения на телеконференции.
Электронное письмо включает адрес или нескольких адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@», например:
Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script — имя@домен.
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:
СОМ — коммерческие организации;
EDU — учебные и научные заведения;
GOV — правительственные учреждения;
MIL — военные организации;
NET — сетевые узлы Internet;
ORG — прочие организации.
Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
Адресат электронной почты получает изображение письма на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства.
Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны таковым, изложенным в главах 3, 4.
При использовании электронной почты следует придерживаться некоторых правил:
- • электронное письмо должно быть кратким. Этим ускоряется пересылка сообщения и не будет перегружаться ответами почтовый сервер отправителя;
- • в отдельное строке текста письма не должно содержаться более 65 символов, что обеспечит прочтение сообщения с помощью любого почтового программного обеспечения;
- • текст письма следует тщательно отредактировать, поскольку отправленное сообщение исправить крайне сложно;
- • для соблюдения конфиденциальности переписки необходимо установить с получателем систему паролей;
- • почтовую программу следует настроить так, чтобы она проставляла фамилию и имя отправителя;
- • отвечать на электронное письмо следует сразу, но не позднее дня его получения;
- • не следует рассылать электронной почтой рекламные письма по случайным адресам — это чревато большими неприятностями для отправителя.
