Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятий «архивное дело» и «архивный документ». Какова логическая взаимосвязь названных терминов с понятием «архивоведение»?

2. Что подразумевается под понятием «архив», какие разновидности архивов вам известны?
3. Дайте расширенное толкование терминам «фонд» и «фондо-образователь».
4. Что понимается под термином «единица хранения», какие единицы хранения документов вы знаете?
5. Дайте определение понятию «Архивный фонд Российской Федерации» и назовите состав архивных документов, охватываемых данным фондом.

Нормативно-правовое обеспечение деятельности архивов организаций

Управление любой организацией немыслимо без ее документного обеспечения. Ежегодно в стране создаются сотни миллионов служебных документов, обладающих юридической силой и в силу этого требующих своего обязательного хранения. Основополагающим нормативно-правовым актом по организации архивного дела в России является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. «Об архивном деле в Российской Федерации» [24].

Кроме названного Закона в стране действуют ряд других нормативно-правовых документов как федерального уровня, так и отдельных органов исполнительной власти, которые освещают вопросы организации работы архивов в отдельных отраслях народного хозяйства, на уровне субъектов Российской Федерации и на муниципальном уровне.

Выделим особо основные положения Федерального закона № 125-ФЗ:

— Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования не только входящих в состав Архивного фонда РФ документов, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства;
— право собственности на архивные документы охраняется Законом, изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, воспрещается. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ может быть осуществлено только с согласия собственника, на основании договора, после проведения экспертизы ценности документов;
— сроки хранения документов, вошедших в состав Архивного фонда РФ, являющихся собственностью юридического лица, определяются его договором с соответствующим архивом. Сроки хранения документов, остающихся в государственной собственности, установлены ст. 22 Закона № 125-ФЗ. Для специальных видов документов, представляющих особый интерес для владельцев частных юридических лиц, срок составляет от 3 до 20 лет, для документов по личному составу срок хранения установлен 75 лет и т.д.;
— хранение документов юридического лица, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, и документов по личному составу (кадрам) государственные и муниципальные архивы осуществляют бесплатно. Плата взимается только за документы временного хранения, не входящие в состав Архивного фонда РФ.

В целом Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» достаточно четко очерчивает правовые основы, в которых могут существовать и организовывать свою деятельность архивы всех уровней, однако разработка необходимых нормативных и методических документов, определяющих, в частности, все стороны работы архивов организации, еще является актуальной.

Задачи и функции архивной службы любой организации и ее сотрудников определяются рядом внутренних документов локально-правового характера, содержание которых базируется на названном выше законе и других нормативных документах федеральных органов исполнительной власти.

Важнейшим нормативным документом, определяющим задачу и функции архивной службы конкретной организации, является Положение об архиве организации, которое разрабатывается с использованием Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 18.01.1992 г. № 176. Текст примерного положения приводится в Приложении 3.

Примерное положение об архиве организации включает следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Состав документов архива;
3. Задачи и функции архива;
4. Права архива
5. Ответственность заведующего архивом.

Другим важным нормативным документом внутреннего характера, обладающим организационно-правовым статусом, является должностная инструкция, устанавливающая конкретные трудовые (должностные) обязанности работника архива в соответствии с занимаемой должностью.

Должностные инструкции как работников службы ДОУ, так и архивной службы разрабатываются с учетом тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 ноября 1996 г. № 30 [14].

Центральной фигурой в числе, кстати сказать, крайне малочисленного состава работников архивов, в особенности архивов организаций малых и средних форм предпринимательства, является, безусловно, архивариус (архивист). Приведем в компактном виде его обязанности, знание которых в той или иной мере необходимы всем сотрудникам организации, которые по роду своей деятельности связаны с работой архивной службы.

Архивариус (архивист)

Осуществляет работу по ведению архивного дела в организации. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в архиве современных технических средств.

В Приложении 4 приводится должностная инструкция архивариуса, соответствующая тарифно-квалификационной характеристике данной должности.