Некоторые аспекты написания деловой корреспонденции на английском языке

Трущенко И.Н., Париева Т.М., Клейман Ж.Л.

Государственный морской университет имени адмирала Ф. Ф. Ушакова,

г. Новороссийск

Аннотация. В статье представлен опыт работы с написанием деловой корреспонденции на английском языке. Авторы делятся своими наработками в области составления деловых писем и предлагают некоторые рекомендации при обучении студентов.

Ключевые слова: морской английский язык, принципы написания, использование фраз, четкость, краткость, вежливость, ясность изложения мыслей.

Каждая страна, имеющая выход к морю, ведет экспортную и импортную торговлю, и большая часть товаров транспортируется по морю. Компании, занимающиеся этим бизнесом, нуждаются в обмене различной информацией с другими странами и компаниями. С этой точки зрения морская индустрия имеет международный характер и морской английский язык, принятый всем миром для общения, который является рабочим языком. Поэтому каждый специалист, занятый в морской отрасли промышленности, должен в той или иной степени владеть морским английским языком для успешной работы.

В нашем понимании морской английский язык включает навыки говорения, чтения, понимания на слух, письмо, но разговорная практика и наличие диалога возможны только при непосредственной встрече, которые бывают не так часто. В большинстве случаев заинтересованные в бизнесе стороны общаются посредством письма. Наряду с другими инструментами общения, письменный морской английский язык играет важную роль в морской судовой индустрии. Поэтому в обучении специалистов для морской индустрии преподавание письменного английского языка ведется с большим вниманием к особенностям, характеру и требованиям морской переписки с ее форматом и содержанием.

Цель морской корреспонденции - обмен информацией, возможность сообщить партнеру четко и ясно, что вам необходимо и ответить быстро простыми стандартными выражениями, которые понятны всем.

В результате многих лет изучения и развития морского письменного языка была предложена формула, включающая 7 основных требований при составлении делового письма: вежливость, полнота, краткость, конкретность, правильность, ясность, взвешенность. На английском языке для краткости можно назвать это правило, как принцип «7С» - the courtesy, the consideration, the completeness, the conciseness, the clarity, the concreteness, and the correctness.

Вежливость очень важна, поэтому фраза должна быть построена таким образом, чтобы ваш партнер знал о вашем истинном желании сотрудничать и вести совместный бизнес. Фразы, с которых начинаются письма, должны быть дружелюбными и сердечными, и тогда, вероятнее всего, вы получите быстрый ответ.

Полнота. Морская корреспонденция должна выражать значение и содержание в полной мере: должны прозвучать понятия: когда, где, что, кто и как нужно сделать. Это обозначает, что партнер должен получить информацию, которая не вызовет у него вопросов и непонимания, так как все указано четко и в деталях.

Четкость в морской английской переписке предполагает, что каждое предложение и слово должно выражать настоящее намерение точио, четко и однозначно. Простые сжатые предложения более читаемы и исключают двойной смысл и неправильное толкование партнером. Следует избегать слов с двусмысленным значением и сомнительным пониманием.

При написании писем следующие аспекты следует всегда принимать во внимание. Во-первых, необходимо подбирать правильные профессиональные термины, имеющие свое специальное значение для морской индустрии. В этой связи студенты должны четко знать профессиональную лексику и ситуации ее использования. Во-вторых, (что также очень важно помнить), в морской корреспонденции изменение позиции слова может привести к изменению значения всего предложения и его смысла. Например, “Not all goods to be unloaded...” и

“All goods not to be unloaded...” все слова одинаковые, но слово “not” стоит в разных позициях и совершенно меняет смысл предложения.

Взвешенность предполагает, что для более эффективного общения с партнером необходимо принимать во внимание, что другая сторона может иметь отличную от вашей точку зрения на тот или иной вопрос, поэтому, прежде чем отвечать, надо понять требования другой стороны. Вы должны понять требования партнера, учесть его точку зрения и изложить свое понимание вопроса. Даже если другая сторона предъявляет необоснованные требования или несправедливые обвинения, вам необходимо избегать оскорбительных резких слов; в противном случае вы можете положить конец вашему общению с партнером. Всегда необходимо использовать слова, подкрепленные аргументами и дающие возможность объяснить ваше мнение: “I don’t think your proposal will be accepted”, “Would you give me an opportunity...” и тому подобные.

Взвешенность должна быть обусловлена терпением в общении, пониманием того, что ваш партнер имеет большую ежедневную загруженность, и порой ему не хватает времени, чтобы вовремя ответить вам. Следует в переписке отнестись к этому моменту с осторожностью и не забрасывать партнера очень частыми напоминаниями.

Хотелось бы остановиться еще на одном из семи принципов написания деловых писем - ясность письма. Ясность обозначает, что в переписке на практике следует использовать меньше слов для выражения мысли. Следует использовать слова, имеющие непосредственное отношение к предмету обсуждения. Мысль следует выражать кратко, четко, чтобы ее легко было понять читающему ваше письмо. В морском английском не принято использовать праздные слова, утяжеляющие фразу. Переписка должна сразу приступать к вопросу обсуждения и давать адресату четко понять, что вы хотели сказать, ухватить ваше намерение, чтобы написать ответ незамедлительно. Длинное письмо может утомить адресата и отвлечь его от понимания вашей точки зрения, отбить у него охоту читать до конца и вникать в полет ваших мыслей. Функция переписки не будет достигнута.

Следует помнить, что простые краткие предложения для морской переписки лучше, чем длинные сложные высказывания. Когда необходимо пояснить сложный момент, выбирайте простые грамматические конструкции, избегая и минимизируя использование вводных слов: “and”, “but”, “however”, and “consequently”, которые усложняют понимание того, что необходимо высказать. Помните, что ненужное повторение одних и тех же слов без особой на то причины утяжеляют деловое письмо и делает чтение утомительным.

Хочется еще раз напомнить, что с развитием морской торговой индустрии деловая переписка на английском языке стала важным инструментом для связи морского бизнеса с зарубежными партнерами. Морская переписка, составленная с учетом основных принципов написания делового письма, способствует укреплению равноправного партнерства.